Hoá đơn bán hàng là gì? Thông tin hoá đơn bán hàng cần cập nhật
Khi thanh toán sản phẩm bạn sẽ được nhân viên thu ngân xuất gửi để xem lại các thông tin chi tiết của sản phẩm đã thanh toán. Vì vậy hoá đơn vốn là thứ quen thuộc. Nhưng nếu được hỏi hoá đơn bán hàng là gì bạn có chắc chắn sẽ tự tin đưa ra đáp án hay không. Đọc bài viết này để kiểm tra xem kiến thức của bạn về hoá đơn có bao nhiêu nhé, đặc biệt là khi bạn làm các công việc liên quan tới thu ngân hay kế toán.
1. Hoá đơn bán hàng là gì?
Hoá đơn bán hàng là một loại chứng từ lập ra bởi người bán nhằm ghi lại các thông tin của việc mua sắm, bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ. Hoá đơn bán hàng phải được lập dựa trên các quy định pháp luật ban hành.
Có thể diễn đạt để hiểu hoá đơn bán hàng dễ hơn như sau: hoá đơn bán hàng ý chỉ loại hoá đơn bán hàng trực tiếp, cũng là chứng từ để ghi nhận việc doanh nghiệp đã bán hàng và cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Trong hoá đơn thể hiện tình trạng cung cấp hàng hoá, dịch vụ cùng với doanh thu.
Tham khảo thêm: Bán lẻ là gì?
2. Những đối tượng nào sử dụng hoá đơn bán hàng?
Về đối tượng, pháp luật quy định những cá nhân, tổ chức sau đây được dùng hoá đơn bán hàng:
Thứ nhất, họ là các cá nhân, tổ chức sử dụng phương pháp trực tiếp để khai và tính toán thuế giá trị gia tăng trong khi bán hàng hoá và dịch vụ ở các khu vực sau: khu vực nội địa, khu phi thuế quan. Ngoài ra còn được tính đối với trường hợp được coi là hoạt động xuất khẩu. Những đối tượng này sẽ sử dụng mẫu tờ khai số 3.2 thuộc Phụ lục số 03 và mẫu 5.2 thuộc phụ lục số 5 .
Thứ nhất, họ là các cá nhân hoạt động ở khu phi thuế quan chuyên bán hàng hoá, dịch vụ cho khu nội địa và trong các khu phi thuế quan hoặc xuất khẩu. Thông tin ở trên hoá đơn bán hàng sẽ được ghi rõ ràng là dành cho những đối tượng ở khu phi thuế quan. Sử dụng mẫu hoá đơn 5.3 của Phụ lục 05.
3. Những tác dụng chính của hoá đơn bán hàng
3.1. Hoá đơn bán hàng và những tác dụng cơ bản
Chúng ta đã có nhiều điều kiện tiếp xúc với hoá đơn bán hàng, đơn giản nhất là từ trong hoạt động mua bán hàng ngày tại các cửa hàng tiện ích, các siêu thị, … Tuy nhiên, liệu bạn có biết được hoá đơn bán hàng thực chất làm nhiệm vụ gì, có những chức năng nào hay không. Ngay sau đây, hãy khám phá những điều ít ai để ý tới liên quan đến hoá đơn bán hàng , đó là chức năng của nó.
- Hoá đơn bán hàng được coi là chứng từ gốc để sử dụng trong hoạt động kế toán. Do đó giấy tờ này sẽ nắm giữ vai trò làm căn cứ để hạch toán kế toán.
- Ngoài ra, hoá đơn bán hàng còn rất quan trọng để phục vụ mục đích quản lý thuế. Bởi vì nó được coi là chứng từ của thuế. Các cơ quan chức năng có liên quan sẽ lấy hoá đơn làm căn cứ để hạch toán và kê khai thuế được dễ dàng và chính xác.
Xét ở khía cạnh khác, khi hàng hóa được bán ra nước ngoài thì đồng nghĩa nó trở thành một loại chứng từ quốc tế có vai trò giao dịch, thể hiện rõ mối quan hệ mua bán mang tầm kết nối, giao dịch giữa các quốc gia.
3.2. Hoá đơn bán hàng thể hiện vai trò trong kinh doanh
Ở bên trong hoá đơn này, các thông tin được thể hiện rất rõ chính là nội dung có liên quan tới hai bên mua và bán. Nó sẽ giúp ghi lại lịch sử giao dịch giữa khách hàng với công ty và quá trình hoạt động kinh doanh của công ty. Bên cạnh đó, hoá đơn trực tiếp còn đảm bảo sự uy tín, giúp các thông tin giao dịch được công khai rõ ràng, minh bạch. Nếu có mâu thuẫn về mua bán thì hoá đơn sẽ được lấy làm căn cứ đối chứng và giúp cho sự việc được xử lý nhanh chóng, hiệu quả.
Thông qua hoá đơn, các ông chủ sẽ theo dõi chính xác được tình hình doanh thu thực, kiểm soát tình hình của hoạt động kinh doanh, nắm bắt lượng hàng hoá đã được bán ra hay tổng số khách hàng đã mua sắm tại đơn vị, … Đây là những số liệu quan trọng để giúp doanh nghiệp có những điều chỉnh sao cho phù hợp nhất với thực tế hoạt động.
Tham khảo thêm: Chi tiết thuật ngữ Deal trong mua bán có nghĩa là gì?
4. Phân biệt hoá đơn bán hàng với hoá đơn giá trị gia tăng
Có rất nhiều loại hoá đơn đang tồn tại trong các hoạt động giao dịch vì thế dễ khiến nhiều người bị nhầm lẫn giữa các loại với nhau. Nói về hoá đơn bán hàng, không ít người đã nhầm nó với hoá đơn giá trị gia tăng. Vậy nên hãy nắm bắt ngay những cơ sở để có thể giúp bạn dễ dàng nhận diện nhất hai loại hoá đơn này nhé.
- Hóa đơn bán hàng không có dòng thuế suất. Điều này ngược lại ở hoá đơn giá trị gia tăng. Bạn sẽ nhìn thấy thông tin dòng thuế xuất được in rõ ở hoá đơn.
- Hóa đơn bán hàng không được ghi nhận bằng dấu mộc vuông trong khi con dấu này được đóng trên hóa đơn giá trị gia tăng.
- Hóa đơn bán hàng lưu hành nội bộ, còn hoá đơn giá trị gia tăng sẽ được đưa ra làm căn cứ pháp lý khi có phát sinh vấn đề liên quan.
- Hóa đơn bán hàng không có chế độ khấu trừ thuế hàng hoá đầu vào nhưng hóa đơn giá trị gia tăng thì được.
- Hóa đơn bán hàng dùng phương pháp trực tiếp để thực hiện kê khai thuế. Hoá đơn giá trị gia tăng dùng phương pháp dấu trừ để doanh nghiệp kê khai đối với khoản thuế giá trị gia tăng.
5. Hóa đơn bán hàng và hình thức thể hiện của nó
Hoá đơn bán hàng có ba hình thức sử dụng chính. Chúng bao gồm: hoá đơn bán hàng tự in, hoá đơn bán hàng điện tử, hoá đơn bán hàng được đặt in. Mỗi loại này được dùng trong các trường hợp khác nhau đảm bảo sự phù hợp, tiện lợi cho việc quản lý.
Khám phá từng hình thức để biết rõ mỗi loại được dùng khi nào và như thế nào?
- Hoá đơn bán hàng tự in được chính đơn vị kinh doanh dùng thiết bị như máy tính tiền để tự in ra trong quá trình thanh toán hàng hoá, dịch vụ.
- Hoá đơn bán hàng hình thức điện tử là hoá đơn tập hợp lại những dữ liệu điện tử liên quan tới quá trình mua bán hàng hoá, dịch vụ. Hình thức này sẽ được thực hiện qua các thao tác gồm tạo, lập hoá đơn, gửi đi và nhận về, lưu trữ lại và quản lý đúng quy định được ban hành trong Luật Giao dịch điện tử.
- Hoá đơn dưới hình thức đặt in, do tổ chức đưa mẫu và yêu cầu đơn vị in ấn sẽ in theo. Sau đó mẫu hoá đơn này sẽ được dùng trong các hoạt động giao dịch khi mua bán hàng hoá, thanh toán dịch vụ. Ngoài ra cũng có thể là mẫu hoá đơn được chính cơ quan thuế đưa ra để cấp cho đơn vị, tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng.
Tham khảo thêm: Những quy định về chữ ký hợp đồng, hóa đơn cần biết
6. Những lưu ý đảm bảo sử dụng hoá đơn bán hàng đúng quy định
Trên hoá đơn bán hàng cần phải thể hiện được các thông tin sau, không được thiếu bất cứ nội dung nào:
- Thông tin người mua hàng gồm họ và tên, địa chỉ. Yêu cầu cần phải ghi một cách chính xác, rõ ràng.
- Thông tin của công ty bán hàng, dịch vụ
- Thông tin hàng hoá: phải ghi chính xác tên. Nếu các dòng không viết hết thì sẽ gạch chéo phần trống.
- Ghi chính xác đơn vị tính cho hàng hoá. Chẳng hạn như chiếc, cái, kg, … Nếu hoá đơn thể hiện sản phẩm là dịch vụ, không phải hàng hoá thì không cần ghi đơn vị tính.
- Viết giá bán ra không tính thuế giá trị gia tăng.
- Viết tổng lượng hàng và tổng tiền thanh toán
- Ghi thời gian diễn ra hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ.
Như vậy, bài viết đã mang tới cho bạn hiểu biết hoá đơn bán hàng là gì. Những kiến thức đầy đủ xoay quanh hoá đơn đã được bật mí qua đó giúp chúng ta sử dụng giấy tờ này hiệu quả hơn.