Tìm hiểu những quy định về chữ ký hợp đồng, hóa đơn cần biết
Có quy định nào về chữ ký hợp đồng, hóa đơn không, chúng ta cùng tìm hiểu chi tiết về chủ đề này qua bài viết dưới đây để nắm chắc quy định hiện hành nhé.
Việc ký kết hợp đồng kinh doanh, các chứng từ, hóa đơn giao dịch, mua bán hàng hóa đã trở thành một phần thiết yếu của cuộc sống. Vậy có quy định nào về chữ ký này không, chúng ta cùng tìm hiểu chi tiết, cụ thể qua bài viết dưới đây nhé.
1. Quy định về chữ ký trong hợp đồng
Việc ký kết các hợp đồng kinh tế đối với các doanh nghiệp là vô cùng quan trọng, tuy nhiên có rất nhiều những rủi ro pháp lý liên quan đến chữ ký trong hợp đồng, cái mà có thể gây ra những hậu quả nặng nề khó khắc phục cho doanh nghiệp.
Trước khi ký kết hợp đồng, người ký phải xác định đúng căn cứ pháp luật được áp dụng đối với từng điều khoản của từng loại hợp đồng cụ thể, từ đó đảm bảo hợp đồng không bị vô hiệu và được pháp luật bảo vệ. Điều tiếp theo cần lưu ý là hình thức hợp đồng, đối với loại hợp đồng mà pháp luật bắt buộc phải soạn thảo thành văn bản thì phải tuyệt đối tuân thủ.
Về nội dung của hợp đồng, nội dung phải được thỏa thuận trước phù hợp với thiện chí của cả hai bên, không có những điều khoản vi phạm pháp luật, trái với đạo đức xã hội. Chủ thể ký kết hợp đồng phải là người có thẩm quyền ký hoặc người được ủy quyền bởi người có thẩm quyền. Chỉ khi ký hợp đồng đúng chủ thể thì hợp đồng mới có hiệu lực thi hành và giá trị pháp lý.
Khi ký kết hợp đồng, người ký kết không được dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai, theo đó, người ký kết có thể dùng bút mực xanh hoặc mực đen. Tuy nhiên, màu mực đen thường trùng với màu chữ trên nội dung hợp đồng, vì vậy để tránh trường hợp bị giả mạo, người ký kết thường dùng mực xanh để ký hợp đồng, văn bản.
Tham khảo thêm: CPI là gì? Cách tính chỉ số CPI nhanh chóng
2. Quy định về chữ ký trong hóa đơn bán hàng
Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, nhằm ghi lại những thông tin bán hàng như thông tin về sản phẩm, về người mua hàng, thời gian, giá tiền, về người bán hàng và người lập hóa đơn.
Theo quy định, chữ ký trên hóa đơn phải là của chức danh quy định trên chứng từ, được ký bằng loại mực không phai, không được ký bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn, vì nhiều trường hợp có đối tượng sẽ sử dụng con dấu để làm giả, sai chứng từ, thông tin. Thêm vào đó, nội dung trên hóa đơn không được tẩy xóa hay có bất kỳ sửa chữa nào, hóa đơn phải cùng màu mực từ đầu tới cuối và viết bằng loại mực không phai.
Theo quy định của pháp luật, hóa đơn giá trị gia tăng không thuộc loại chứng từ kế toán chi tiền vì vậy người ký hóa đơn không phải ký bằng bút mực trực tiếp trên từng liên. Với trường hợp xuất hai hóa đơn cho khách hàng thì người ký không cần ký trực tiếp mà có thể dùng chữ ký in qua liên giấy sang các liên khác của hóa đơn.
Với nội dung trên hóa đơn, bắt buộc phải được viết trên một mặt giấy, bao gồm đầy đủ tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và kí hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, tên hàng hóa, dịch vụ, sản phẩm, số lượng, giá tiền, tên tổ chức nhận in hóa đơn, người mua người bán ký ghi rõ họ tên.
Trong trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký hóa đơn thì có thể ủy quyền cho người bán hàng trực tiếp ký, số lượng người được ủy quyền là không giới hạn. Trong trường hợp hóa đơn là hóa đơn điện tử và hàng được bán qua điện thoại thì có thể được miễn chữ ký của bên mua.
Tham khảo thêm: Hoá đơn bán hàng là gì?
Trên đây là một số quy định về chữ ký trên hóa đơn, văn bản, hợp đồng, trường hợp không hiểu rõ những quy định này và vi phạm có thể bị xử phạt hành chính từ 3.000.000 đến 5.000.000 VND. Vì vậy, mỗi người cần có những kiến thức cơ bản về quy định chữ kí, đặc biệt là kế toán viên và các nhà kinh doanh, để không mắc sai phạm trong quá trình làm việc.
>>> Xem thêm các bài viết: