Mẫu báo cáo trong công việc và cách viết báo cáo như thế nào?
Báo cáo là công việc không thể thiếu trong các công ty. Nếu thiếu nó không thể theo dõi được tiến độ thực hiện đến đâu. Tìm hiểu về mẫu báo cáo chi tiết.
Mẫu báo cáo công việc nghe có vẻ rất trừu tượng và khó thực hiện nhưng thật ra nó lại dễ hơn bạn tưởng. Thông thường mẫu báo cáo công việc được sử dụng để thể hiện mục tiêu công việc mà bạn cần đạt được, nội dung tổng quát hoặc gợi ý những vấn đề quan trọng trong công việc.
Do vậy, cách dễ dàng nhất để viết mẫu báo cáo công việc là xuất phát từ mục đích làm việc của bạn. Bạn có thể sử dụng những mẫu báo cáo công việc có sẵn sau đó chỉnh sửa lại để nó trở nên phù hợp và hữu ích hơn với công việc của bạn.
Bài viết dưới đây bao gồm 4 phần như sau sẽ giúp bạn biết cách viết một mẫu báo cáo công việc tốt: lập kế hoạch viết mẫu báo cáo công việc, soạn thảo mẫu báo cáo công việc, một số lỗi sai thường gặp khi viết mẫu báo cáo công việc, form mẫu báo cáo công việc hàng ngày
Lập kế hoạch viết mẫu báo cáo công việc
Trước tiên, bạn hãy lên kế hoạch viết mẫu báo cáo công việc cẩn thận, càng chi tiết thì khi bắt tay vào thực hiện đang nhanh và đơn giản bấy nhiêu.
1.1. Xác định mục đích và nội dung của mẫu báo cáo công việc
Trong một số trường hợp, nếu bạn không chắc chắn về mục đích và nội dung của báo cáo, bạn có thể hỏi đồng nghiệp hoặc hỏi trực tiếp cấp trên.
Nếu cấp trên hoặc giáo viên đưa ra hướng dẫn cho báo cáo của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn đọc thật kỹ và hiểu chúng. Hướng dẫn sẽ bao gồm những nội dung sau đây: người đọc báo cáo của bạn là ai, thông tin nào cần đưa vào báo cáo, vấn đề nào mà báo cáo cần giải quyết, hay thậm chí là cấu trúc và định dạng của báo cáo, các bảng biểu, hình ảnh minh họa, phông chữ, cỡ chữ. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, bạn cần hỏi sớm trước khi bắt tay vào viết báo cáo. Điều đó sẽ giúp bạn không bị hiểu lầm và lãng phí thời gian làm báo cáo sai yêu cầu.
Ví dụ bạn là nhân viên kinh doanh, vậy mẫu báo cáo công việc của bạn phải thể hiện được kết quả kinh doanh, đạt chỉ tiêu hay vượt mức, nếu không hoàn thành chỉ tiêu thì biện pháp khắc phục là gì. Bạn cần hỏi rõ cấp trên của bạn về những kỳ vọng mà anh ấy, cô ấy giao cho bạn
Thông thường bạn sẽ được yêu cầu viết báo cáo về một chủ đề cụ thể, ví dụ như sinh viên báo cáo về chuyến học tập tại nước ngoài, nhân viên ngân hàng báo cáo về số lượng khách hàng mới mở tài khoản ở ngân hàng đó. Tuy nhiên đôi khi bạn có thể chọn báo cáo cho riêng mình. Vậy bạn hãy chọn một chủ đề mà mình quan tâm hoặc một chủ đề mới lạ, ít người khai thác đến. Bạn cũng nên chọn một chủ đề quan trọng. Vậy bạn hãy đặt câu hỏi tại sao chủ đề này lại quan trọng ? Chủ đề này có tác động như thế nào đến mọi người ?
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc chọn chủ đề, hãy thử đọc báo, tạp chí yêu thích hoặc nguồn tin tức trực tuyến để lấy cảm hứng. Bạn có thể muốn viết về một sự kiện hiện tại (chẳng hạn như một sự kiện chính trị, một sự kiện thể thao hoặc một tình huống kinh tế) vì sẽ có rất nhiều thông tin trên internet hỗ trợ bạn. Hơn nữa sự kiện đang diễn ra sẽ thu hút sự chú ý của mọi người.
Mặc dù có rất nhiều nguồn thông tin về chủ đề bạn viết, hãy đảm bảo rằng bạn tìm được nguồn thông tin đáng tin cậy. Thông tin đáng tin cậy là những bài báo, tạp chí đăng tải trên các website lớn hoặc liên kết với trường đại học, tổ chức chính phủ, quốc tế, có thông tin đầy đủ của tác giả như họ và tên, học hàm, học vị, đơn vị công tác.
Nếu bạn nghi ngờ về một nguồn thông tin nào, hãy thảo luận với giáo viên hay sếp của bạn.
1.2. Chọn văn phong và ngôn ngữ phù hợp với công việc của bạn
Bạn phải cân nhắc kỹ rằng đối tượng đọc mẫu báo cáo công việc của bạn là ai. Thông thường, mẫu báo cáo công việc được viết theo ngôn ngữ bác học chứ không phải ngôn ngữ bình dân, văn phong theo lối hành chính chứ không phải lối sinh hoạt.
1.3. Thu thập các kết quả đạt được trong công việc và thể hiện vào báo cáo
Để báo cáo của bạn chính xác, thuyết phục về nội dung và phong phú về hình thức, bạn nên đưa vào những kết quả đã đạt được trong công việc với các cách thể hiện sau:
-
Biểu đồ (tròn, cột, bánh)
-
Bảng
-
Đồ thị
-
Bộ câu hỏi phỏng vấn khách hàng, chuyên gia…
1.4. Nhận xét kết quả làm việc của bạn
Một mẫu báo cáo công việc tốt sẽ thể hiện nội dung tổng quát về kết quả công việc của bạn, những vấn đề tồn đọng và cách khắc phục, kế hoạch phát triển tiếp theo. Cách tốt nhất để bạn có một mẫu báo cáo công việc tốt là nó cần trả lời đầy đủ những câu hỏi dưới đây:
-
Nội dung công việc
-
Kết quả đạt được
-
Tiến độ công việc
-
Nhiệm vụ làm tiếp theo
-
Bạn có đang đi đúng hướng không? Nếu không thì tại sao?
-
Những trở ngại mà bạn gặp phải là gì? Bạn đã vượt qua như thế nào
-
Bạn đã học được bài học gì trong ngày (tuần, tháng, năm) qua?
Tham khảo thêm: QA là gì? Những điều bạn nên biết về QA trong một công ty
Soạn thảo mẫu báo cáo công việc
Kế tiếp, chúng ta cùng tìm hiểu cách soạn thảo mẫu báo cáo công việc sẽ như thế nào để thực hiện ngay nhé.
2.1. Trang bìa hoặc tiêu đề của mẫu báo cáo công việc
Ảnh: wikihow.vn
Tiêu đề sẽ cung cấp chủ đề của báo cáo. Tiêu đề được viết đầu tiên. Thông tin quan trọng tiếp theo được viết ở dòng thứ hai là ngày gửi báo cáo. Dòng thứ ba thể hiện tên người lập báo cáo. Cuối cùng là tên cơ quan, tổ chức nhận báo cáo.
Trong một số trường hợp, bạn cũng có thể bổ sung giải thích lý do tại sao bạn viết báo cáo. Thông thường điều này được thực hiện đối với những báo cáo dài, mất nhiều thời gian chuẩn bị. Khi đó người đọc chỉ cần nhìn vào phần chú thích là có thể hiểu sơ qua nội dung và mục đích của báo cáo.
2.2. Mục lục
Ảnh: wikihow.vn
Mục lục bao gồm tiêu đề của mỗi mục lớn kèm theo số trang bắt đầu. Điều này cho phép người đọc dễ dàng nắm bắt được những ý chính của báo cáo cũng như dễ dàng theo dõi và tìm thông tin mà họ quan tâm.
2.3. Cung cấp bản tóm tắt những thông tin quan trọng
Cung cấp một bản tóm tắt các thông tin quan trọng. Bao gồm kết luận, giải thích và khuyến nghị của bạn. Điều này cho phép người đọc hiểu những điểm chính của báo cáo của bạn mà không cần đọc toàn bộ báo cáo. Bản tóm tắt nên dài từ ½ trang đến 1 trang
Bạn không cần phải tóm tắt toàn bộ báo cáo. Chỉ cần tập trung vào các ý tưởng quan trọng nhất trong báo cáo, chẳng hạn như các khuyến nghị hoặc kết luận chính mà bạn đang trình bày.
2.4. Viết phần giới thiệu cho báo cáo
Đây là phần đầu tiên của mẫu báo cáo công việc. Do vậy nó giúp người đọc quyết định là có đọc nó hay không ? Độ dài của phần giới phụ thuộc vào độ dài của báo cáo toàn văn nhưng thông thường nó ít hơn 1 trang. Một phần giới thiệu tốt là phần giới thiệu mô tả ngắn gọn nội dung báo cáo của bạn, trả lời được những câu hỏi dưới đây:
-
Mục đích của công việc là gì?
-
Những phương pháp bạn đã sử dụng trong công việc là gì
-
Những kết quả chính đạt được trong công việc của bạn là gì?
-
Những kết quả ấy có dẫn đến sáng kiến, hành động mới trong tương lai không?
2.5. Viết phần mở bài
Trong phần này, bạn giải thích lý do bạn làm công việc mà bạn đang báo cáo, thông tin cơ bản của công việc. Nếu bạn viết báo cáo về một chủ đề như khoa học, thời sự, an ninh… thì bạn có thể tóm tắt các nghiên cứu liên quan. Nhưng nhớ rằng đừng để nó lấn át phần mở bài. Bởi vì mẫu báo cáo công việc thể hiện công việc của bạn chứ không phải của người khác
2.6. Kết quả
Kết quả sẽ được trình bày theo từng mục nhỏ để người đọc dễ hiểu. Mỗi mục tiêu nhỏ được ngăn cách nhau bởi mỗi đoạn văn. Tên mục tiêu nhỏ được trình bày rõ ràng. Nội dung trong mỗi đoạn văn phải giải thích được cho mục tiêu nhỏ đó.
Trong phần này bạn cũng mô tả ngắn gọn về quy trình, cách thức làm việc của bạn. Kết quả được trình bày ngắn gọn, dừng diễn giải vì bạn sẽ thể hiện nó ở phần tiếp theo.
Bạn có thể trình bày kết quả theo nhiều cách khác nhau: từ quan trọng đến ít quan trọng , từ đơn giản đến phức tạp hoặc theo cả hai cách.
2.7. Bàn luận
Đây là phần dài nhất và đáng được quan tâm nhất. Bạn phải phân tích kết quả của mình cho người đọc biết được ý nghĩa của nó. Bạn có thể đi sâu phân tích những vấn đề chính hoặc nổi bật hoặc ít gặp trước kia. Phần bàn luận sẽ kết nối tất cả các thông tin lại với nhau bởi vì với mục này bạn cần phải so sánh nhiều kết quả để tìm ra điểm chung cũng như điểm khác biệt và giải thích sự khác biệt.
2.8. Kết luận
Mục này rất ngắn, đưa ra những kết quả chính trong báo cáo của bạn và bạn không cần giải thích lại. Phần này cũng có thể bao gồm cả kiến nghị và gợi ý cho các hành động tiếp theo.
Tham khảo thêm: Đàm phán là gì? Tham khảo những kỹ năng đàm phán hiệu quả
Một số lỗi sai thường gặp khi viết mẫu báo cáo công việc
Sau đây là phần không thể thiếu để bạn có mẫu báo cáo công việc chuẩn chỉnh bằng cách nhận biết những lỗi sai thường gặp mà tránh nhé.
3.1. Tên tiêu đề không phù hợp
-
Tên tiêu đề quá ngắn hoặc quá dài
-
Tên tiêu đề không phản ánh chính xác nội dung báo cáo
Tên tiêu đề cần đơn giản, dễ hiểu, đề cập trực tiếp vào vấn đề để người đọc biết được nội dung báo cáo. Tiêu đề của bạn có thể bao gồm những nội dung sau: giới thiệu, nhiệm vụ đã hoàn thành, mục tiêu tiếp theo, khó khăn và giải pháp
3.2. Nội dung rườm rà
Nội dung cần ngắn gọn, súc tích, tránh lãng phí thời gian của cả bạn và người đọc. Một số báo cáo tiến độ thì có thể dài nhưng nội dung cũng cần rõ ràng, dễ hiểu
3.3. Thể hiện cảm xúc cá nhân
Văn phong của báo cáo là hành chính, nội dung khách quan, chân thật. Vì vậy bạn không được thể hiện cảm xúc cá nhân trong mẫu báo cáo công việc. Bạn cần bám sát sự thật để người đọc tự rút ra kết luận. Mặc dù bạn có đưa ra đề xuất nhưng không được cố gợi lên cảm xúc của người đọc.
Ví dụ như, thay vì nói kết quả rất tuyệt vời thì bạn nói kết quả rất quan trọng
3.4. Sử dụng tiếng lóng
Tuyệt đối không sử dụng tiếng lóng trong mẫu báo cáo công việc của bạn. Ngôn ngữ cần trong sáng, sử dụng đúng từ phổ thông.
Hãy luôn nhớ rằng mẫu báo cáo công việc phải thể hiện sự chuyên nghiệp chứ không phải ngôn ngữ như khi bạn đang nói chuyện với bạn bè
Tham khảo thêm: Sơ đồ tư duy Mindmap, phương pháp ghi nhớ thông tin hiệu quả
Form mẫu báo cáo công việc hàng ngày
Mẫu báo cáo công việc hàng ngày cho biết tiến trình của một dự án hoặc một nhiệm vụ hoặc thể hiện tất cả các hoạt động được thực hiện trong ngày. Báo cáo công việc hàng ngày được thực hiện bởi các nhân viên để nộp lên người giám sát của họ. Thông thường mẫu báo cáo công việc hàng ngày cho biết chi tiết về cách họ làm việc, bao gồm cả thành tích và những thách thức họ gặp phải. Đôi khi nó cũng bao gồm cả phần phác thảo kế hoạch ngày hôm sau.
Báo cáo công việc hàng ngày cho phép người quản lý nhóm có cái nhìn tổng quan về dự án của nhóm đang tiến triển như thế nào theo hiệu suất làm việc của từng thành viên trong nhóm mà không cần trao đổi trực tiếp với từng người hàng ngày. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều, thời gian đó lại được sử dụng vào lao động và mang lại hiệu quả kinh tế. Đồng thời, mẫu báo cáo công việc cũng là một cách hiệu quả nhìn thấy những nhiệm vụ được hoàn thành bởi nhân viên nào để từ đó người quản lý có thể phân phối nhiệm vụ một cách sáng suốt.
Báo cáo công việc hàng ngày xem xét sự phát triển hàng ngày của một dự án và để theo dõi xem nó có hoàn thành theo kế hoạch hay có một sự chậm trễ vì một số lý do. Nó là một công cụ hữu ích để giám sát nếu một cái gì đó thực hiện trơn tru hoặc nếu có một số yếu tố có thể ảnh hưởng đến hiệu suất.
4.1. Mẫu báo cáo công việc hàng ngày bao gồm những nội dung sau:
-
Chi tiết công việc
-
Thời gian dành cho công việc
-
Nhân lực áp dụng cho công việc
4.2. Mẫu báo cáo công việc tập trung vào 3 điểm chính sau đây
-
Kết quả
Báo cáo công việc hàng ngày phải có khả năng trình bày tất cả các kết quả mà nhóm đạt được trong từng ngày cụ thể đó. Điều quan trọng là báo cáo tiến trình làm việc vì mục đích chính của báo cáo công việc hàng ngày là cung cấp thông về tiến độ làm việc của một công việc hay dự án. Ngoài ra, mẫu báo cáo công việc hàng ngày còn đóng vai trò là nguồn động lực cho các thành viên trong nhóm.
-
Kế hoạch cho ngày tiếp theo
Báo cáo công việc hàng ngày là một công cụ giám sát, báo cáo trạng thái công việc, dự án hàng ngày. Đặt ra những nhiệm vụ dự kiến thực hiện vào ngày hôm sau để người quản lý dự án có thể chuẩn bị các nguồn lực cần thiết hoặc kiểm tra xem nhân lực có đủ để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ hay không. Báo cáo công việc hàng ngày cũng rất cần thiết trong việc xác định xem dự án vẫn đang đi đúng hướng hay bị tụt lại so với tiến độ đề ra.
-
Các vấn đề hoặc thách thức
Một ý nghĩa quan trọng của mẫu báo cáo công việc hàng ngày là theo dõi tất cả các vấn đề mà nhóm gặp phải khi thực hiện các nhiệm vụ. Điều quan trọng là những điều này được báo cáo, cùng với cách giải quyết, vì vậy các thành viên khác trong nhóm sẽ có ý tưởng về những việc cần làm, trong trường hợp họ gặp phải vấn đề khó khăn. Báo cáo công việc hàng ngày cũng hữu ích trong việc xác định quá trình hành động mà nhóm nên thực hiện để tránh những vấn đề như vậy trong tương lai.
4.3. Form mẫu báo cáo công việc hàng ngày
Cuối cùng, bạn hãy dành thời gian tham khảo những mẫu báo cáo công việc hàng ngày cho mình nhé.
Mẫu 1
MẪU BÁO CÁO CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY Ngày: Họ và tên: Cơ quan (tổ chức):
|
Mẫu 2
MẪU BÁO CÁO CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY Ngày: Họ và tên: Cơ quan (tổ chức):
……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… |
Như vậy, mẫu báo cáo công việc là rất cần thiết trong tất cả các lĩnh vực. Nó giúp cá nhân người làm báo cáo đánh giá được hiệu suất lao động của mình, điều chỉnh sao cho hợp lý. Đồng thời cũng thể hiện với cấp trên tinh thần, trách nhiệm làm việc của mình. Ngoài ra, mẫu báo cáo công việc còn có vai trò to hơn là giúp cấp trên có cái nhìn toàn diện về sức làm việc của mỗi các thể, hiệu quả của sự phân công lao động tại cơ quan tổ chức của mình để từ đó đưa ra chiến lược hợp lý hơn. Để viết được mẫu báo cáo công việc tốt, bạn cần suy nghĩ thật kỹ về mục đích của mẫu báo cáo công việc, tham khảo đồng nghiệp và hướng dẫn của cấp trên cũng như các nguồn tài liệu trên internet. Đặc biệt, để mẫu báo cáo công việc của bạn hoàn hảo thì bạn cần tránh những lỗi sai không đáng có như bài viết trên đã đề cập đến.
>> Bài liên quan: