Sales admin là gì? Tìm hiểu những kiến thức về Sales admin
Sales admin là công việc hỗ trợ kinh doanh đang rất được ưa chuộng hiện nay. Hãy cùng tìm hiểu về công việc này qua bài viết sau nhé.
Sale admin (hay Sales Administrator/Sales support) tên tiếng việt là trợ lý kinh doanh/thư ký kinh doanh, đặc thù công việc đúng theo như tên gọi là trợ lý, hỗ trợ hoạt động kinh doanh. Sales Admin được coi là bộ phận back, làm các công việc giấy tờ hỗ trợ cho bộ phận kinh doanh.
Mặc dù không trực tiếp bán hàng, nhưng đây là vị trí rất quan trọng, giúp cho hoạt động kinh doanh của các công ty diễn ra trơn tru, góp phần không nhỏ giúp doanh nghiệp phát triển, đạt lợi nhuận đề ra. Hầu hết các công ty thương mại đều cần có nhân viên sales admin, vậy hãy cùng tìm hiểu Sales Admin là gì, thực hiện những công việc gì, những khó khăn, thuận lợi cũng như các yêu cầu cần có của một Sales Admin trong các doanh nghiệp qua bài viết này.
Sales Admin là gì ?
Như đã nói ở trên Sales Admin là người hỗ trợ cho việc kinh doanh, chịu trách nhiệm xử lý các đơn đặt hàng, có thể hỗ trợ nhân viên kinh doanh - salesman trong việc giải đáp các thắc mắc của khách hàng từ đó giúp tăng doanh số bán hàng. Sales Admin ảnh hưởng lớn đến chất lượng dịch vụ khách hàng của các doanh nghiệp và góp phần quan trọng để đạt được các mục tiêu bán hàng.
Tham khảo thêm: Telesales là gì?
Các công việc Sales Admin thực hiện ?
Tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh cũng như đặc điểm quy trình hoạt động, vận hành, Sales Admin của mỗi doanh nghiệp sẽ đảm nhận các công việc cụ thể khác nhau. Tuy nhiên, vị trí này sẽ có các nhiệm vụ cơ bản như được mô tả cụ thể dưới đây:
2.1. Tiếp nhận các đơn hàng
Nếu salesman là người có nhiệm vụ tiếp xúc với khách hàng từ đó mang các đơn hàng về công ty thì Sales Admin sẽ có vai trò tiếp nhận, xử lý các đơn hàng đó. Tùy thuộc hoạt động của từng công ty, các đơn hàng có thể được tiếp nhận thông qua rất nhiều phương tiện, có thể qua điện thoại, qua thư chuyển phát nhanh, email hoặc qua website công ty…
Sau khi tiếp nhận đơn hàng, việc đầu tiên là Sales Admin cần kiểm tra nội dung đơn hàng, đảm bảo khách hàng đã cung cấp đúng các thông tin cần thiết: tên hàng, mã hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá, số tiền bằng số, bằng chữ. Ngoài ra cũng cần kiểm tra các thông tin như: thời gian giao hàng, điều khoản thanh toán, điều kiện giao nhận hàng…
Đối với các khách hàng mới, Sales Admin cũng có thể chịu trách nhiệm hướng dẫn khách hàng các thủ tục cần thiết để đặt hàng, ví dụ cần cung cấp hồ sơ giấy tờ gì, hỗ trợ salesman làm hợp đồng nguyên tắc nhằm đưa ra các điều khoản phù hợp với chính sách của công ty, các thông tin cần có trong đơn hàng…
Trong trường hợp đơn hàng có sai sót hoặc thiếu thông tin, Sales Admin sẽ liên hệ với khách hàng để điều chỉnh cho chính xác.
Việc kiểm tra, thống nhất đơn hàng trước khi tiến hành các bước sau là đặc biệt quan trọng, vì nhiều khi 1 nhầm lẫn nhỏ cũng có thể kéo theo những tổn thất lớn sau đó.
2.2. Xử lý đơn hàng
Sau khi tiếp nhận đơn hàng, công việc tiếp theo của Sales Admin là nhập đơn hàng vào sổ sách, hệ thống hoặc thông báo đến các bộ phận sản xuất hoặc bộ phận mua hàng, giao hàng… Tùy vào từng công ty, đơn hàng có thể được ghi nhận trên hệ thống phần mềm quản lý, file excel hoặc các sổ ghi chép…Dù dưới hình thức nào thì việc ghi nhận thông tin đơn hàng để quản lý 1 cách khoa học là vô cùng cần thiết, đặc biệt là với các công ty có số lượng đơn hàng lớn, đa dạng.
Với nhiều công ty có hàng tồn kho, Sales Admin cũng có nhiệm vụ kiểm tra tình trạng tồn kho sau khi nhận đơn hàng rồi mới thống nhất lịch giao hàng cho khách hàng.
Cũng có nhiều trường hợp đơn hàng có sự thay đổi liên tục từ phía khách hàng đòi hỏi Sales Admin phải kiểm soát thông tin tốt, đặc biệt là lưu giữ thông tin một cách khoa học, chính xác.
Cũng có trường hợp các đơn hàng yêu cầu phải được thanh toán trước hoặc có sự phê duyệt của cấp trên trước khi tiếp nhận và chuyển đến các bộ phận phía sau (bộ phận sản xuất hoặc giao hàng…). Điều này đòi hỏi Sales Admin phải phối hợp tốt với kế toán hoặc người quản lý.
2.3. Lưu dữ liệu
Như đã đề cập ở trên, Sales Admin phải xử lý các đơn hàng và ghi lại các thông tin cần thiết. Tuy nhiên, ngoài đơn hàng, Sales Admin còn phải xử lý 1 lượng lớn các thông tin liên quan như thông tin về khách hàng, người liên hệ, lịch sử đơn hàng, tình trạng đơn hàng… Các thông tin này là những dữ liệu vô cùng quan trọng để làm các báo cáo kinh doanh từ đó có chiến lược kinh doanh, chiến lược marketing phù hợp. Do đó, công việc lưu trữ dữ liệu cũng là 1 trong các nhiệm vụ cơ bản của sales admin. Thông tin dữ liệu đòi hỏi sự chính xác, đầy đủ, sắp xếp khoa học.
2.4. Làm báo cáo
Do Sales Admin phụ trách lưu trữ dữ liệu, thông tin về khách hàng, đơn hàng… nên hầu hết Sales Admin của các công ty đều có nhiệm vụ làm các báo cáo liên quan. Tùy vào đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp, các báo cáo này rất đa dạng, như Báo cáo doanh số bán hàng, Báo cáo tình hình tiêu thụ theo sản phẩm, thị trường, người phụ trách, Báo cáo tồn kho, Báo cáo so sánh kết quả với mục tiêu kinh doanh…
2.5. Soạn thảo, gửi các giấy tờ, văn bản, liên lạc thông báo cho khách hàng
Có rất nhiều giấy tờ, thông báo, văn bản trao đổi giữa doanh nghiệp và khách hàng. Công việc này có thể do salesman thực hiện, tuy nhiên ở nhiều công ty đây lại là nhiệm vụ của Sales admin. Sales Admin sẽ phụ trách lập form mẫu, chỉnh sửa các giấy tờ, tài liệu như báo giá, catalogue, thông báo giảm giá, các chương trình khuyến mại, thư chào hàng, hợp đồng… gửi cho khách hàng.
Ngoài ra, Sales Admin cũng có thể đảm nhiệm công việc liên hệ, gọi điện đặt lịch hẹn với khách hàng cho salesman, mời hội nghị, triển lãm giới thiệu sản phẩm…
Ở nhiều công ty, Sales Admin cũng có thể kiêm luôn nhiệm vụ tiếp nhận, giải đáp các thắc mắc, yêu cầu trực tiếp của khách hàng liên quan đến sản phẩm, đơn hàng, hợp đồng…
2.6. Các công việc khác
Ngoài các công việc đã kể trên, Sales Admin có thể đảm nhiệm thêm rất nhiều nhiệm vụ khác như: nhắc nhở, đốc thúc nhân viên kinh doanh về các vấn đề liên quan đến khách hàng, việc bán hàng; lên kế hoạch, đặt xe, đặt phòng, liên hệ với các bên đối tác khi salesman đi công tác; tập hợp các chi phí kinh doanh như chi phí xăng xe, điện thoại, tiếp khách…
Các kỹ năng, phẩm chất cần có của Sales Admin ?
Những Sales Admin cần có những kỹ năng, phẩm chất để có thể đảm nhận những công việc, nhiệm vụ được yêu cầu như sau.
3.1. Cẩn thận, tỉ mỉ
Công việc của Sales Admin chủ yếu liên quan đến giấy tờ, số liệu, xử lý các thông tin… Điều này đòi hỏi người làm Sales Admin phải có tính cẩn thận, tỉ mỉ. Khi tiếp nhận, xử lý các đơn hàng, nếu không chú ý, kiểm tra kỹ càng sẽ dẫn đến nhầm lẫn, sai sót nhiều khi gây ra các hậu quả nghiêm trọng. Đây là một trong những yêu cầu tiên quyết các doanh nghiệp đưa ra khi tuyển chọn cho vị trí này.
3.2. Tư duy logic, mạch lạc
Do phải tiếp nhận nhiều đơn hàng từ các nhà cung cấp khác nhau, nắm giữ thông tin đa dạng về các sản phẩm, yêu cầu của đối tác… các Sales Admin cần biết cách sắp xếp các thông tin, dữ liệu một cách khoa học, rõ ràng. Điều này không chỉ giúp Sales Admin ghi nhớ các công việc khác nhau mà còn giúp họ ghi chép, xử lý thông tin đầy đủ, dễ dàng.
3.3. Có tinh thần trách nhiệm
Tất cả các nhân viên, các bộ phận trong công ty đều tham gia vào dây chuyền, bộ máy hoạt động chung. Do tính chất công việc phải tiếp xúc với nhiều bên khác nhau, từ khách hàng đến các bộ phận trong công ty như nhân viên kinh doanh, bộ phận sản xuất, bộ phận giao hàng, kế toán… Sales Admin cần phải đặc biệt có tinh thần trách nhiệm, phối hợp tốt với các bộ phận, lấy việc hoàn thành, xử lý tốt công việc làm mục tiêu. Khi xử lý đơn hàng cần theo dõi sát sao, đốc thúc, hỗ trợ nhiệt tình các bên liên quan, không phó mặc cho các bộ phận khác. Khi gặp sự cố cần phối hợp, hỗ trợ nhiệt tình với các bên nhằm tìm ra phương án giải quyết tốt nhất.
3.4. Tinh thần làm việc nhóm tốt
Thường Sales Admin sẽ là một thành viên không thể thiếu của bộ phận kinh doanh. Sales Admin không chỉ xử lý các công việc chuyên môn của mình mà còn phối hợp, hỗ trợ rất nhiều cho Salesman. Điển hình như phối hợp làm báo cáo, hỗ trợ lên các kế hoạch phát triển kinh doanh, theo dõi tiến độ làm việc theo kế hoạch, nhắc nhở nhân viên kinh doanh.
Sales Admin cũng thường xuyên báo cáo các vấn đề liên quan đến cấp trên cũng như truyền đạt thông tin cho người phụ trách. Chính vì vậy, muốn làm tốt vị trí này, các Sales Admin cần rèn luyện khả năng làm việc nhóm, khả năng phối hợp tốt.
3.5. Khả năng giao tiếp tốt
Sales Admin là vị trí phải tiếp xúc với nhiều bên, đặc biệt là 1 trong những người thường xuyên làm việc với các khách hàng. Điều này đòi hỏi người làm Sales Admin phải giỏi giao tiếp, nắm bắt được yêu cầu của khách hàng, đôi khi cần khéo léo để xử lý các rắc rối phát sinh. Do đó vị trí này trong các công ty thường đòi hỏi cao cả về trình độ ngoại ngữ, ngoại hình.
Sales Admin cũng có thể coi là cầu nối thông tin giữa các bộ phận do đó cần trình bày, diễn đạt các ý rõ ràng, dễ hiểu, chính xác. Điều này sẽ giúp tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn, công việc diễn ra nhanh chóng, trôi chảy.
3.6. Kỹ năng xử lý thông tin, vi tính văn phòng, hiểu biết đa dạng các lĩnh vực
Sales Admin tốt không chỉ cần nắm vững được các sản phẩm, quy trình vận hành, thủ tục... của doanh nghiệp mình mà còn có hiểu biết đa dạng về các lĩnh vực, ngành nghề khác.
Do trực tiếp làm việc liên quan đến kinh doanh, Sales Admin cũng phải có những hiểu biết cơ bản về kinh tế, marketing… Trong quá trình xử lý công việc, đôi khi Sales Admin cũng phải có những kiến thức liên quan đến logistics, kế toán, hành chính… Điều này không chỉ giúp xử lý công việc nhanh mà còn có thể giúp tư vấn, hướng dẫn khách hàng hoặc các bên liên quan lựa chọn cách thức tốt, hiệu quả nhất.
Do đặc thù làm việc với 1 khối lượng thông tin lớn, đa dạng, liên tục tiếp nhận hàng ngày, Sales Admin bắt buộc phải có khả năng tiếp nhận, xử lý thông tin tốt. Cùng với đó, do thường xuyên phải cập nhật dữ liệu, soạn thảo các văn bản, tài liệu, làm các báo cáo, có thể cả các bài thuyết trình… Sales Admin cần thành thạo vi tính văn phòng. Bên cạnh các chương trình như Word, Excel, nhiều công ty còn cần Sales Admin phải biết sử dụng Power Point, Photoshop, Outlook…
3.7. Khả năng chịu áp lực
Mặc dù không phải chịu những áp lực như tăng doanh số, đạt chỉ tiêu doanh thu... như nhân viên kinh doanh. Sales Admin cũng phải đối mặt với không ít áp lực trong công việc.
Áp lực đầu tiên có thể kể đến là khối lượng công việc. Tùy vào đặc điểm, môi trường làm việc của từng công ty, từng ngành nghề, khối lượng công việc của Sales Admin có thể rất khác nhau.
Tuy nhiên đa phần vị trí này ở các công ty đều gánh 1 khối lượng công việc lớn. Ngoài ra, do đầu việc của Sales Admin rất đa dạng đòi hỏi người làm vị trí này phải biết kiểm soát, có cách sắp xếp, xử lý khoa học, nhanh chóng.
Bên cạnh đó, do phải tiếp xúc, xử lý trực tiếp các vấn đề phát sinh với khách hàng, Sales Admin đôi lúc phải chịu những áp lực rất lớn từ họ. Điển hình như khi công ty không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, có lỗi xảy ra hoặc có các sự cố phát sinh ngoài ý muốn, khách hàng thường trực tiếp phàn nàn, thậm chí mắng mỏ, cáu gắt với sales admin.
Không riêng gì áp lực từ khách hàng, áp lực từ các bộ phận, hoặc chậm trễ trong các khâu, giữa các phòng ban khác nhau trong công ty cũng có thể khiến công việc của Sales Admin gặp khó khăn.
Tham khảo thêm: Các kỹ năng cho công việc tiếp thị sản phẩm hiệu quả
Những thuận lợi của công việc Sales admin
Bên cạnh những yêu cầu, khó khăn đã nói trên, công việc Sales Admin không phải không có những ưu điểm, cụ thể được trình bày dưới đây.
4.1. Không yêu cầu quá nhiều kinh nghiệm
Sales Admin ở nhiều công ty, đặc biệt là các công ty nhỏ thường không yêu cầu quá nhiều về kinh nghiệm. Mỗi công ty đều có các sản phẩm, quy trình làm việc riêng, nên khi bắt đầu công việc, nhân viên Sales Admin đều phải được đào tạo về sản phẩm, dịch vụ của công ty mình cũng như thủ tục, các bước hoạt động, triển khai đơn hàng. Do vậy vị trí này thường chỉ đòi hỏi các bạn có khả năng vi tính tốt, có bằng cấp liên quan đến kinh tế, kinh doanh chứ không cần quá nhiều kinh nghiệm làm việc. Đây là điều kiện tốt cho các bạn mới ra trường.
4.2. Sales Admin sẽ giúp bạn học hỏi thêm được rất nhiều
Như đã trình bày ở trên, công việc của Sales Admin khá đa dạng phong phú. Ngoài ra, vị trí này giúp bạn có cơ hội được tiếp xúc, làm việc với rất nhiều các bộ phận liên quan như bộ phận sản xuất, logistics, kế toán… Đây là một cơ hội giúp bạn hiểu biết thêm về các công việc, vị trí khác cũng như nắm được các nghiệp vụ cơ bản từ khi bắt đầu một đơn hàng đến khi hoàn tất, thu tiền.
Sales Admin đòi hỏi nhiều kỹ năng, phẩm chất để làm tốt các công việc như cẩn thận, tư duy logic, khả năng giao tiếp, thuyết trình, xử lý nhanh, làm việc nhóm… Điều này đặc biệt có lợi cho các bạn trẻ, mới đi làm, rèn luyện bản thân, tạo thành thói quen tốt cho sau này.
4.3. Công việc, thu nhập ổn định
Đa phần Sales Admin ở các công ty sẽ làm việc với giấy tờ, trao đổi qua điện thoại, fax, email… do đó, nhân viên Sales Admin thường chỉ làm việc tại văn phòng, không phải đi lại, đi công tác quá nhiều. Do vậy, công việc này phù hợp với các bạn nữ, không đòi hỏi nhiều sức khỏe, không có khả năng chịu đựng vất vả.
Ngoài ra, đa phần thu nhập của các Sales Admin sẽ là cố định, không phụ thuộc nhiều vào doanh số bán hàng như nhân viên kinh doanh. Cũng có nhiều công ty áp dụng mức lương theo phần trăm doanh thu của bộ phận kinh doanh, tuy nhiên không quá phổ biến hoặc mức biến động không lớn.
Một trong những đặc điểm của công việc Sales Admin là mọi người sẽ gặp nhiều khó khăn lúc ban đầu. Đặc biệt khi chưa quen với sản phẩm, dịch vụ cũng như thủ tục, đặc điểm của từng khách hàng. Với những bạn chưa thành thạo vi tính và các phần mềm chuyên dụng của công ty, thời gian đầu xử lý công việc còn chậm, dễ nhầm lẫn, sai sót, chưa biết cách xử lý các rắc rối phát sinh. Tuy nhiên, khi đã làm quen, thành thạo với công việc, có kinh nghiệm với các sự cố trong quá trình làm việc, nhân viên Sales Admin sẽ dễ dàng ứng phó, giải quyết nhanh chóng.
Điều này ngược lại cũng là một nhược điểm với nhiều người. Do làm lâu, công việc không có nhiều đổi mới, lặp đi lặp lại dễ gây nhàm chán, ít tạo hứng thú cho các Sales Admin lâu năm.
Hiện này, Sales Admin đang là một trong những công việc hot, hấp dẫn với nhiều bạn trẻ, đặc biệt là các bạn sinh viên mới ra trường, bắt đầu đi làm. Bài viết đã tổng hợp, trình bày tất cả các khía cạnh từ khái niệm, nhiệm vụ, vai trò của sales admin, yêu cầu, phẩm chất để trở thành Sales Admin giỏi cũng như những khó khăn, thuận lợi của vị trí này. Hi vọng qua đó giúp người đọc có cái nhìn toàn diện từ đó có những quyết định đúng đắn định hướng cho nghề nghiệp tương lai của mình.
>> Bài liên quan: